Nieuws

Eind juni van dit jaar introduceerde SBA Flex een nieuwe app voor haar uitzendkrachten.

Documenten gebundeld in nieuwe app voor uitzendkrachten SBA Flex

Digitaal ondertekenen in eigen tijd, meer ruimte persoonlijke aandacht

Eind juni van dit jaar introduceerde SBA Flex een nieuwe app voor haar uitzendkrachten. Alle documenten die een uitzendkracht normaal op papier krijgt overhandigd, zijn nu gebundeld in een app. ‘Hiermee maken wij als organisatie een digitaliseringsslag in de communicatie van bedrijfsdocumenten, contracten, uitzendbevestigingen, werkinstructies en de opslag daarvan in een beveiligde digitale omgeving (App) voor de uitzendkrachten,’ aldus Mark van Keulen, manager Operations SBA Flex.

De app is speciaal ontwikkeld voor uitzendkrachten die gebruikmaken van Plan4flex; het planningssysteem waarmee SBA Flex sinds 2014 werkt. ‘Op dit moment delen we alleen nog documenten – digitaal dossier – via de app’, licht Mark toe. ‘Volgend jaar willen we via de app ook de werk- en vervoersplanningen communiceren. En via de chatfunctie directe vragen vanuit SBA Flex beantwoorden. Stap voor stap breiden we op deze wijze de (communicatie)dossiers van onze uitzendkrachten uit.’

Inmiddels heeft ruim 99% van de uitzendkrachten de app geïnstalleerd, zegt 
Vanessa Oerlemans, leidinggevende office coördinatie bij SBA Flex. ‘In het begin moesten uitzendkrachten wennen aan de nieuwe werkwijze. We kregen dan bijvoorbeeld de opmerking dat iemand geen loonstrookje had gekregen. Dat klopt, want ook die vind je in de app terug. Doordat we geen andere opties meer aanbieden, is de app snel ingeburgerd. Uitzendkrachten zien steeds meer de voordelen. Zo kunnen ze documenten digitaal ondertekenen. Dat bespaart een ritje naar kantoor.

‘Wanneer iemand geen smartphone heeft, dan kan hij gebruikmaken van één van de vier tablets die bij SBA Flex op kantoor‘, zegt Vanessa. De documenten ondertekenen ze digitaal en worden via e-mail aangeleverd. En mocht iemand er niet uitkomen, dan helpen we graag.’

Meer aandacht voor de mensen zelf is sowieso één van de voordelen, vindt Vanessa. ‘Voorheen moesten uitzendkrachten na een lange reis bij aankomst in Nederland zich door een flinke stapel papier worstelen en elk document ondertekenen. Nu hebben ze al voor aankomst in Nederland de app geïnstalleerd en documenten ondertekend. Zijn ze eenmaal aangekomen bij ons op kantoor in Tilburg, is er meer ruimte voor gerichtere vragen.’

De belangrijkste motivatie voor SBA Flex om de digitale weg in te slaan, is dat we streven naar meer efficiënte processen, onderstreept Mark. ‘We maken bewuste keuzes waaraan we onze tijd besteden. Natuurlijk moeten documenten ondertekend worden, maar als een uitzendkracht zelf mag bepalen wanneer hij dit doet, blijft er meer tijd over voor persoonlijke contact. Zo leren we onze uitzendkrachten beter kennen. En vice versa.’ 

Bovendien is het een stuk minder belastend voor het milieu. Mark: ‘Doordat we alle benodigde documenten (digitaal dossier) via de app delen, besparen we circa 50 A-4tjes per uitzendkracht. Dat zijn heel wat pallets papier. Naast efficiënter en effectiever werken, is het dus ook een duurzame oplossing.’

Tot slot benadrukt Mark dat er voor opdrachtgevers geen wijzigingen zijn. ‘Wel hebben we alle klanten ingelicht over deze stap, omdat er voor de uitzendkrachten wel het een en ander is veranderd.’